Разговор про отчёты почти всегда начинается с фразы «мне нужна одна цифра». Дальше выясняется, что цифра простая — доля повторных клиентов, средний чек по сегменту, процент выполнения плана менеджером, — но ни в одном готовом отчёте её нет. Дело редко в отчётах: считать нечего, потому что нужный признак нигде не хранится. Разберём, какие инструменты отчётности есть в Битрикс24 и что делать, когда штатных не хватает.

Какие отчёты есть в Битрикс24?

Инструментов четыре, и их регулярно путают между собой.

CRM-аналитика — раздел в левом меню с готовыми отчётами: общий анализ лидов, первичные и вторичные лиды, воронка продаж (конверсионная и классическая), динамика продаж, сравнение периодов. Главное её достоинство — фильтр по любому полю, включая пользовательские, плюс переход от цифры к списку элементов: кликнули по столбцу и видите те самые сделки, а не только их количество.

Конструктор отчётов в CRM — старый инструмент со своими шаблонами. Он на месте и работает, но развивают не его, поэтому строить на нём отчётность «на вырост» смысла мало.

BI-конструктор — дашборды на встроенном редакторе (под капотом Apache Superset) и подключение внешней аналитики: Power BI, Looker Studio, Yandex DataLens. Данные отдаются наборами (датасеты) по сделкам, лидам, задачам, звонкам, товарам; туда же можно подтянуть CSV и внешние источники.

Рабочие отчёты — вообще не про CRM: раздел «Сотрудники → Время и отчёты». По расписанию портал напоминает сотруднику написать отчёт за период, руководитель его подтверждает и ставит оценку; цвет отчёта в списке показывает статус — подтверждён с оценкой, без оценки или ещё не проверен.

Когда хватит CRM-аналитики, а когда нужен BI?

CRM-аналитики хватает, пока вопросы звучат как «сколько сделок на каждой стадии» и «как менялась выручка по месяцам». Она бесплатна по трудозатратам: фильтр, период, готовый график. Если отчёт по воронке показывает неправду — почти всегда виноваты данные, а не инструмент, и BI это не вылечит.

BI-конструктор нужен, когда данные надо соединять: продажи с задачами, звонки с сегментом клиента, план с фактом по каждому менеджеру. Цена — время на датасеты и дашборды и человек, который умеет их собирать. Промежуточный вариант — отдать сырые данные наружу и считать в привычной таблице: как это устроить по событию и по расписанию, разобрано в статье про выгрузку данных в Excel.

Почему нужной цифры нет ни в одном отчёте?

Любой конструктор — CRM-аналитика, BI, внешний дашборд — считает только то, что лежит в полях. Он не знает, что клиент «повторный», если признака повторности нет в карточке; не посчитает время на стадии, если его никто не записал; не покажет процент выполнения плана, пока план не стал полем сделки или пользователя. Отсюда рабочее правило: сначала поле, потом отчёт. Метрику считает автоматизация в момент события, а отчёт лишь показывает уже посчитанное — так цифра сходится и в дашборде, и в карточке, и в выгрузке.

Как посчитать свою метрику роботами?

Схема одинаковая: робот считает → результат ложится в поле → поле попадает в фильтры и датасеты. Проценты и доли считает «Процент от числа»: выполнение плана, маржинальность, доля предоплаты. Суммы и количества по множественным значениям и по связанным записям — «Сумма массива»; метку «крупная сделка / обычная» ставит по вашему порогу «Тернарный выбор», чтобы отчёт делился на сегменты без ручной разметки. Записывает результат «Обновить сделку по ID» — в пользовательское поле, которое дальше ведёт себя как штатное. Сами формулы и округления собираются из кубиков вычислений в бизнес-процессах.

Часть метрик удобнее держать прямо в карточке, а не пересчитывать процессом: поле «LTV клиента» собирает сумму и число покупок по всей истории контакта, «Вычисляемое поле» считает выражение по соседним полям при открытии карточки, «Прогресс-бар» показывает выполнение плана полосой. Историю за прошлые периоды догоняют массовым запуском бизнес-процессов: один шаблон «посчитай и запиши», прогнанный по всей базе, — и отчёт получает данные не только с сегодняшнего дня.

Как отдать цифры во внешнюю систему?

Если аналитика живёт вне портала, ждать выгрузки руками не нужно: робот «HTTP-запрос» отправляет посчитанные значения в вашу таблицу, хранилище или BI сразу по событию — закрыли сделку, обновили стадию, приняли оплату. Такой поток удобно совмещать с датасетами BI-конструктора: тяжёлые срезы берутся из датасетов, а оперативные события прилетают потоком.

Что дальше

Начните не с дашборда, а с вопроса: какую цифру вы хотите видеть каждую неделю. Заведите под неё поле, поставьте робота, который заполняет это поле в момент события, прогоните базу массовым запуском — и только потом стройте отчёт. Кубики для расчётов лежат в каталоге Роботеки, поля-метрики — в каталоге полей. А если нужного кубика нет, опишите задачу: мы делаем недостающие активити бесплатно и выкладываем в общую библиотеку — ей пользуются все.