Пока документов пять в месяц, их делают руками: открыл карточку, нажал «Создать документ», скачал, отправил. На пятидесяти начинается другое: счёт ушёл с прошлогодним номером, в договоре пустая строка вместо расчётного счёта, а на вопрос «где акт по этой сделке» никто не отвечает быстрее чем за минуту. Разберём, как поставить генерацию на поток: откуда берётся номер, кто нажимает кнопку вместо менеджера и куда девается готовый файл.

Где хранятся документы сделки?

Документы живут в самой карточке — на отдельной вкладке рядом с делами и товарами. Там же кнопка создания: выбираете шаблон, система подставляет данные сделки, реквизиты сторон и товарные строки, получаете docx и pdf. Общий список шаблонов лежит в настройках CRM — там их загружают, правят и привязывают к разделам: одни доступны в счетах, другие в сделках или предложениях. Как устроен сам шаблон — поля-подстановки, модификаторы, табличная часть — подробно разобрано в статье про шаблоны документов; здесь речь про то, что происходит вокруг генерации.

Как настроить нумерацию документов?

Номер выдаёт нумератор — набор правил, по которым платформа собирает строку. Настраивается он в CRM: «Ещё» → «Настройки» → «Настройки CRM» → «Нумератор», либо прямо в форме шаблона документа. Отдельные нумераторы можно задать документам, счетам и предложениям; у лидов и сделок нумерация стандартная и не меняется.

Номер собирается из кубиков: префикс («ДОГ», «СЧ»), текущий день, месяц или год, порядковый номер, случайная комбинация, ID элемента, ID вашей компании. У порядкового номера настраиваются стартовое значение, шаг, длина и заполнитель — так получается «0042» вместо «42». Ключевой параметр — период работы: постоянно, в пределах дня, месяца или года. При годовом периоде счётчик обнуляется первого января, и «СЧ-2027-0001» получается сам. Отдельно решается, сквозная нумерация на все ваши компании или у каждой своя.

Если номер нужен не только в файле, но и в карточке — фильтровать, искать, отдавать в 1С, — запишите его в поле сделки роботом «Изменить сделку по ID». Собрать читаемый номер из уже имеющихся значений умеет и поле «Склейка полей»: шаблон вида СЧ-{ID}-{ГОД} считается прямо в карточке, без процесса.

Как генерировать документ автоматически?

В группе роботов «Оформление документов» есть штатный робот «Создать документ»: сделка приходит на стадию — документ формируется сам. В настройках выбираются шаблон, компания и её реквизиты, значения полей документа, а также опции «дождаться конвертации в PDF» (нужна, если следующий шаг работает со ссылкой на pdf), «с подписью и печатью» и «создать публичную ссылку».

Стадия — не единственный повод. Договор удобно готовить в момент, когда заполнены все нужные поля, а не когда менеджер вспомнил; счёт — по факту согласования. Ветку строит условие «если—то», а сам маршрут согласования разобран в статьях про согласование счетов и согласование документов.

Как не сгенерировать документ с пустыми полями?

Шаблон не спорит: нет ИНН — в договоре будет пустое место, и уедет оно клиенту. Поставьте перед генерацией проверку. Робот «Поле заполнено» возвращает Y/N по любому полю карточки — сумма, срок, подписант; «Реквизиты» читает ИНН, КПП, расчётный счёт и БИК и честно показывает, чего не хватает. Собираете их в одно условие: всё на месте — документ формируется, чего-то нет — процесс ставит задачу ответственному и останавливается. Одна такая проверка экономит больше времени, чем любой шаблон, потому что переделка подписанного договора стоит дороже задержки на час.

Как подготовить значения до генерации?

Часть значений шаблон подставить не может — их надо посчитать заранее и положить в поля. Сумму прописью выдаёт робот «Сумма прописью»: 1234.56 превращается в «Одна тысяча двести тридцать четыре рубля 56 копеек» — то, что в акте и договоре пишется обязательно. Дату в нужном виде готовит «Форматировать дату»: {D} даёт «2 сентября 2026», {d.m.Y} — «02.09.2026». Разделители тысяч и знаки после запятой приводит в порядок «Форматировать число», чтобы в счёте стояло «1 250 000,00», а не «1250000». Результат каждого шага пишется в поле сделки — и дальше подставляется в шаблон как обычное поле.

Что делать с готовым файлом?

Файл лежит в карточке, но процессу часто нужно большее. «Ссылка на файл из карточки» достаёт прямую ссылку из файлового поля — её можно отправить письмом или передать во внешнюю систему. «Публичная ссылка на файл Диска» делает ссылку, которую откроет клиент без доступа к порталу. Комплектность закрывающих документов проверяет «Количество файлов в поле»: в поле меньше двух файлов — акт и счёт-фактура собраны не полностью, процесс напоминает бухгалтеру. А подписанный скан, который вернулся из внешнего сервиса, кладёт обратно в карточку робот «Скачать файл по URL и прикрепить». Как устроены сами файловые поля — в статье про поле «Файл».

Что дальше

Начните с номера: настройте нумератор с годовым сбросом и запишите номер в поле сделки — это закрывает половину вопросов «а какой это был счёт». Затем добавьте проверку перед генерацией, и только потом вешайте робота на стадию. Разметить уже накопленные сделки поможет массовый запуск бизнес-процессов, а свести документы в таблицу для бухгалтерии — выгрузка данных в Excel. Остальные кубики лежат в каталоге роботов и каталоге полей. Не нашли нужного — опишите задачу: «Роботека» делает недостающие активити бесплатно и выкладывает их в общую библиотеку.