Раз в неделю кто-то сверяет остатки, раз в месяц бухгалтер собирает акты, а каждый понедельник руководитель отдела ставит одну и ту же задачу с одним и тем же чек-листом. Пока таких поручений три, их держат в голове. Когда их тридцать, голова перестаёт справляться первой: задача ставится с опозданием, чек-лист забывается, а половина срочного всплывает уже после дедлайна. В Битрикс24 под это есть два механизма — шаблоны задач и регулярность, — и путают их чаще, чем настраивают.

Где создать шаблон задачи и что в него кладётся?

Шаблоны живут в разделе «Задачи и проекты» → «Ещё» → «Шаблоны». Создать шаблон можно тремя способами: с нуля кнопкой «Создать», из блока «Шаблоны» при постановке новой задачи и из уже существующей задачи через меню — последний способ самый быстрый, если удачная задача уже поставлена руками.

В шаблон складывается почти вся карточка: название и описание, ответственный, соисполнители и наблюдатели, крайний срок, чек-лист, файлы, проект или группа, привязка к элементу CRM, учёт времени и подзадачи. Смысл в том, что задача по шаблону приходит человеку уже собранной: ему не нужно уточнять, что именно проверять и в каком порядке. Отдельно полезен чек-лист — он превращает расплывчатое «подготовить отчёт» в шесть проверяемых пунктов, и по ним же потом видно, где работа встала.

Как сделать задачу регулярной?

Регулярность — это настройка расписания поверх шаблона. Включить её можно из карточки задачи (пункт «Регулярная задача» внизу) или прямо в шаблоне. Первый путь удобнее, но важно понимать, что происходит под капотом: делая задачу регулярной, Битрикс24 сам создаёт шаблон этой задачи и хранит расписание в нём. Отдельной сущности «повторяющаяся задача» в системе нет — есть шаблон с расписанием.

Периодичность бывает четырёх видов: день, неделя (с выбором конкретных дней), месяц (по числу или по дню недели — например, каждую вторую пятницу) и год. Для дня, недели и месяца задаётся интервал, так что «раз в две недели» настраивается штатно. Дополнительно указываются дата начала повторений, время создания новой задачи и условие завершения: до определённой даты, после N повторов или бессрочно. У ежедневного повтора есть отдельный переключатель — создавать задачи в выходные и праздники или пропускать их.

Шаблон или копирование задачи — что выбрать?

Копирование — разовое действие: скопировали задачу, поправили название, поставили. Оно выигрывает, когда похожая задача нужна раз в квартал и каждый раз немного другая. Шаблон выигрывает, когда задача типовая и её ставят несколько человек: правка в шаблоне меняет будущие задачи у всех сразу, а копия — только следующую копию. Работает и обратная сторона этого правила: изменения в шаблоне не трогают уже созданные задачи. Если регулярная задача поставлена и человек уже начал по ней работать, новый чек-лист туда не приедет.

История всех созданных по расписанию задач хранится в самом шаблоне, в разделе «История». Это первое место, куда стоит смотреть, когда кажется, что расписание работает не так.

Почему регулярная задача не создалась?

Пройдите по списку сверху вниз — в девяти случаях из десяти ответ находится на первых трёх пунктах.

Регулярность выключена в шаблоне или сам шаблон удалён — самое частое. Дальше: дата начала повторений ещё не наступила либо условие завершения уже отработало (истёк срок или закончились N повторов). Проверьте ответственного: если сотрудник уволен или его аккаунт деактивирован, ставить задачу не на кого. Ежемесячное расписание на 29–31 число ведёт себя не так, как ждут, в коротких месяцах — если задача обязана появиться в конце месяца, надёжнее выбрать день недели, а не число. Наконец, регулярные задачи доступны не на всех тарифах, и в карточке они просто не показываются — это не сбой, а ограничение плана.

Проверьте и права: менять расписание могут автор шаблона, администратор и сотрудники с соответствующими правами, поэтому «я поправил, а не изменилось» иногда означает «правка не сохранилась». Общая логика та же, что с правами доступа и роботами: механизм исправен, но действует от лица, которому не хватает доступа.

Чего шаблон не умеет и как это добрать?

Шаблон статичен. Он не умеет считать, ветвиться и смотреть на данные: срок в нём — фиксированный сдвиг в днях, ответственный — конкретный человек, текст — одна и та же строка. Как только повторяющееся поручение зависит от чего-то ещё, штатного расписания не хватает.

Дособрать недостающее можно бизнес-процессом и роботами из каталога «Роботеки». Задачу, созданную по шаблону, находит робот «Найти задачу по условию», а дальше её правит «Обновить задачу» — подставляет реальный срок, ответственного из данных сделки или дополнительный текст. Срок, который должен считаться в рабочих днях, а не в календарных, даёт «Дата + N рабочих дней»: «через три рабочих дня» и «через три дня» в пятницу расходятся на выходные. Чтобы задача попала в карточку клиента, а не висела сама по себе, её связывает с элементом CRM робот «Привязать задачу к CRM». Разнести шаги во времени внутри одного процесса помогает «Короткая пауза» — например, поставить задачу, подождать, и только потом проверить результат.

Ветку «а если» добавляет условие «если-то»: регулярная проверка нужна только по клиентам с открытыми сделками, а по остальным — нет. И если типовые задачи надо поставить разом по большому списку сущностей, это массовый запуск бизнес-процессов, а не тридцать нажатий руками.

Что дальше

Начните с одной задачи, которую ставят чаще всего: сохраните её как шаблон, доведите чек-лист до состояния «понятно без объяснений» и только потом включайте расписание. Через месяц загляните в «Историю» шаблона — там сразу видно, какие повторы никто не закрывает; такие лучше убрать, чем терпеть в списке. Что можно автоматизировать вокруг задач помимо расписания, разобрано в статьях про роботов в задачах и поля задач, а сами кубики лежат в каталоге роботов. Не нашли нужный — опишите задачу: «Роботека» делает недостающие активити бесплатно и выкладывает их в общую библиотеку.