«Отпуск в Битрикс24» — это три разные задачи, которые постоянно путают: поставить сотруднику статус «в отпуске», вести общий график отсутствий и согласовать само заявление на отпуск. Первые две закрываются штатными инструментами за минуты, третья — бизнес-процессом, и именно на ней экономится больше всего времени HR и руководителей. Разберём все три уровня по порядку.

Как поставить статус «в отпуске»

Статус на аватарке — «в отпуске», с датами — появляется из графика отсутствий: Календарь → «График отсутствий» → добавить отсутствие с типом «отпуск» и датами. Внести запись может сам сотрудник, его руководитель или HR — это регулируется правами на календарь отсутствий. Пока отсутствие активно, статус виден в чате, в профиле и при упоминании: коллеги видят «в отпуске до 28-го» прежде, чем напишут вопрос. Отдельной кнопки «поставить статус отпуска» вне графика нет — если статус не появился, запись в график не внесена или даты ещё не наступили.

График отпусков всей компании

Тот же «График отсутствий» в режиме компании — таблица по сотрудникам и месяцам: отпуска, командировки, больничные, каждый тип своим цветом. Руководитель видит пересечения («оба инженера в августе») до того, как подписал заявления. Правило гигиены одно: график работает, только если в него попадают все отсутствия — а это гарантируется не дисциплиной, а процессом: согласованное заявление само создаёт запись, несогласованного отпуска в графике нет. Так график из «таблички на доверии» превращается в источник истины.

Заявление на отпуск: согласование процессом

В «Процессах в ленте» есть штатный шаблон «Заявление на отпуск» — берите его основой и дорабатывайте маршрут. Типовой процесс: сотрудник заполняет форму (даты, тип отпуска, замещающий) → согласует руководитель → HR фиксирует и вносит в график → сотруднику уходит подтверждение. Два робота делают маршрут универсальным. «Получить руководителя сотрудника» определяет согласующего по структуре отделов — один шаблон работает для всей компании, без зашитых фамилий; как держать структуру в порядке — в статье о структуре компании. «Проверить заполненность поля» не пускает на согласование заявление без дат или замещающего — руководитель не тратит итерацию на «а с какого числа?». Механика согласований одинакова для документов и заявлений — детальный разбор маршрутов в статье о согласовании документов.

Условия маршрута: когда нужен второй согласующий

Правила вида «отпуск длиннее 14 дней согласует ещё и директор», «внеплановый отпуск — только через HR», «в высокий сезон — с ограничениями» собираются из условий. Робот «Составное условие (И/ИЛИ/НЕ)» проверяет несколько фактов одним шагом: длительность больше порога И тип «основной», или дата старта в запретном интервале. Длительность в рабочих днях, а не календарных, считает робот «Дата + N рабочих дней» по производственному календарю — учтены праздники и переносы; тонкости работы с датами в процессах — в статье о датах в бизнес-процессах.

Передача дел на время отпуска

Утверждённый отпуск — повод не для одной записи в графике, а для передачи текущей работы. Процесс делает это сам: задачи и сделки уходящего переназначаются на замещающего, указанного в заявлении, — как строить такую передачу, включая связанные записи, разобрано в статье о смене ответственного. Накануне выхода процесс возвращает всё обратно или ставит задачу «принять дела». Альтернатива мягче: не переназначать, а добавить замещающего наблюдателем в ключевые задачи — сценарии в статье о наблюдателях.

Уведомления вокруг отпуска

Из процесса стоит отправить три уведомления: руководителю — «заявление ждёт решения», отделу — «Иванов в отпуске с 14-го, замещает Петров», самому сотруднику — подтверждение с датами. Штатного автоответа «я в отпуске» в Битрикс24 нет — частичная замена как раз командное уведомление плюс статус на аватарке. Как собирать понятные сообщения с данными из формы — в статье об уведомлениях из бизнес-процессов.

Частые вопросы

Кто может вносить отсутствия за других? Тот, у кого есть права на график отсутствий — обычно HR и руководители. Виден ли отпуск в планировщике встреч? Да, отсутствие подсвечивается при выборе участников. Можно ли согласовать отпуск в смарт-процессе вместо «Процессов в ленте»? Да — смарт-процесс даёт стадии-канбан и роботов на каждой стадии; сравнение подходов — в гайде по смарт-процессам. Учитывает ли Битрикс24 остаток дней отпуска? Штатно нет — остаток ведут полем в профиле или списком и проверяют условием в процессе.

Итог

Статус и график закрываются штатным «Графиком отсутствий», а настоящая автоматизация — в согласовании: маршрут по живой структуре, проверка формы до согласующего, условия для длинных и внеплановых отпусков, автоматическая передача дел. Роботы «Получить руководителя», «Проверить заполненность поля», «Составное условие» и «Дата + N рабочих дней» — в каталоге Роботеки, ставятся из Маркета бесплатно. Нет нужного сценария — опишите задачу, сделаем робота.